普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南

一、指南編制的目的和適用范圍

為了使高校圖書館的文獻采購工作符合當前政府對使用財政性資金進行采購的規定和要求,規范高校的文獻采購行為,提高經費使用效益,為各高校集中采購管理部門和圖書館處理文獻采購事務提供參考依據,保證圖書館文獻資源建設科學有序地進行,特制訂本指南。

本指南以《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國政府采購法》、《教育部政府采購管理暫行辦法》等有關法律法規為依據。

本指南與教育部高等學校圖書情報工作指導委員會制訂的其他文獻資源建設的指南共同構成完整的文獻資源建設發展指南。

本指南適用于各種類型和規模的高等學校圖書館。

 

二、高校圖書館文獻集中采購的原則

文獻資源是高等學校辦學條件的重要組成部分,其質量直接關系到學校教學和科研水平;圖書館文獻采購有自身的行業特點和工作規律,文獻出版發行的形式和渠道也具有多樣性,文獻采購應該根據各類型文獻的具體情況,選擇適當的集中采購方式,以保證文獻采購的質量。

學校是具有法人資格的機構,是圖書館文獻集中采購的主體。高校圖書館的文獻集中采購應該由學校集中采購管理部門主持,也可委托圖書館組織,不宜由校外的采購機構承辦。

采取招標采購方式選擇文獻供應商時,必須在滿足招標文件中規定的各項綜合評價標準的前提下,才能按最低投標價格確定中標人。

集團采購是圖書館文獻采購的一種新形式,是指圖書館行業的全國性、地區性組織或校際聯合體就某一特定文獻資源與供貨商進行談判,以取得該資源最優惠價格的采購形式。集團采購有利于節省圖書館經費和推進資源共享,學校集中采購管理部門應該將其作為集中采購的一種方式予以認可。

 

三、文獻集中采購的方式及其組織

(一)文獻集中采購的方式

按照《中華人民共和國政府采購法》的規定,文獻集中采購可有以下幾種方式:公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購和單一來源采購。

根據高等學校文獻采購的實際情況,還可采用采購備案制,即授權圖書館自行決定采購方式,按照規定的程序在學校集中采購管理部門登記備案,以備案方式進行監督管理。采購備案制適用于集團采購和一定經費額度以下的零星采購。

(二)文獻集中采購的組織

1. 圖書館文獻采購應在學校集中采購管理部門指導下,按照學校制定的集中采購管理辦法實行。

2. 各校應成立由圖書館和學校相關職能部門(如:集中采購中心、財務、紀檢、監察、審計等部門)人員組成的文獻集中采購委員會,負責確定各類文獻應該采取的集中采購方式及其基本操作方法,組建文獻招標評標小組和談判(詢價)小組。

3. 評標(談判、詢價)小組中,具有較豐富的圖書館文獻采購經驗的專業人員不得少于成員總數的三分之二,圖書館文獻采購工作的業務負責人必須參加,其他成員可以從校內圖書資料專業人員中遴選,也可吸收校外文獻采訪專家參加。

4. 集中采購管理部門負責集中采購工作的組織,包括接受采購申請,審核采購項目的相關資料,確定采購方式;組織招標、開標、評標、定標;組織競爭性談判、單一來源采購、詢價;組織采購合同的洽談、審查與簽訂;負責采購與招投標有關文件資料的整理和立卷歸檔等工作。

學校委托圖書館負責組織文獻集中采購時,上述組織工作可由圖書館承擔。

5. 圖書館是文獻集中采購的承辦單位,負責準備文獻采購相關的材料,作為文獻集中采購委員會和評標(談判、詢價)小組的決策依據。

 

四、各種文獻集中采購方式的操作流程

(一)招標采購的一般流程

按照《中華人民共和國招標投標法》的規定,招標分為公開招標和邀請招標兩種形式。高等學校圖書館文獻采購招標工作必須按照招標、投標、開標、評標、定標、簽訂合同等基本程序進行。

文獻采購招標的標的物可分為固定標的物和非固定標的物。固定標的物指所采購的文獻內容和形式明確,能夠詳細列出所采購文獻的名稱、卷(期)次、數量、到貨期限等具體事項,如:已出版的中外文圖書和連續出版物、文獻數據庫等。非固定標的物指不能列出所采購文獻的具體名稱、數量,而是按年度或其他時間段對文獻采購的數量或金額進行控制。一般在選擇長期供應商時標的物不固定,也有稱招“資格標”。

1. 招標材料的準備

招標前圖書館應負責招標材料的準備工作,便于集中采購管理部門了解和掌握圖書館對文獻招標采購的各項業務要求。招標材料包括:

(1) 文獻采購業務基本情況說明:包括采購量、該類型文獻特性、該類型文獻采購業務特性、近年采購情況等。

(2) 供應商情況說明:有關供應商的基本情況和業務能力、近年采購業務往來、擬推薦供應商名單等。

(3) 招標方式說明:宜采用招標方式、劃分標段的理由及具體劃分情況。

(4) 評標建議:對評標方式、評標標準、評標小組組成等提出建議。

(5) 財務建議:主要說明招標后文獻結算付款事宜。

(6) 標書:向投標人提出任務、條件和要求,作為評標的依據和訂立合同的基礎。標書內容必須包括投標人資質要求、技術要求、服務要求、報價辦法和要求、報價表、對投標書的要求等。

2. 招標申請:圖書館向集中采購管理部門提交實施某項招標采購的申請報告及相關資料。

3. 項目審查:由學校集中采購管理部門審批本次招標申請,重大項目提交學校領導審批。

4. 招標項目登記及安排招投標會議時間、印制招標文件。

5. 發布招標信息、接收投標報名

在報刊、電子網絡或其他媒體上發布招標公告,告知投標要求、報名截止時間、開標時間等相關信息;接受投標報名。

6. 投標資格審查

按照招標相關法規規定和本次招標的要求,由文獻集中采購委員會對投標人進行基本資質審查,合格者方具有正式投標人資格。

對具有正式投標資格的代理商發放標書。

7. 收標

投標人應當按招標文件規定的時間和地點送達投標文件,招標人在投標文件上標明簽收時間;在招標文件規定的截止時間后送達的投標文件,招標人應當拒收;開標前,任何人均不得開啟投標文件;提交投標文件的投標人少于三個時,應當依法重新組織招標。

8. 開標

開標須有下列人員參加:投標人、集中采購管理部門和文獻集中采購委員會的相關人員、評標小組成員和需要參加開標的圖書館有關人員。

開標前,招標方應確定開標、評標程序和評標辦法,并向投標人公布。評標小組應確定評標標準,必要時,可以根據保證文獻采購質量的要求和文獻市場行情事先確定中標底價。評標小組成員名單和中標底價在中標結果確定前應當保密。

9. 評標

(1) 評標一般可采用計分評標和議標兩種方式。

計分評標由評委按評標標準打分,然后按得分由高到低直接產生中標供應商;

議標指評委充分評議,達成基本一致后,采取投票方式對投標人進行排序,然后根據排序結果確定中標供應商。

評標過程中,評委應認真聽取圖書館專業人員對該采購事項業務需求的說明;必要時,還應要求投標人對投標文件中含義不明確的內容作必要的澄清或者說明。

(2) 中選的投標人應當符合下列條件之一:

① 滿足招標文件各項要求,并考慮各種優惠及稅收等因素,在合理條件下所報投標價格最低(設有中標底價時,投標價格低于中標底價的除外);

② 最大滿足招標文件中規定的綜合評價標準。

(3) 評標小組完成評標后,應當向集中采購管理部門提出書面評標報告,推薦中標候選人,或經集中采購管理部門授權,直接確定中標人。

10. 發放中標通知書及簽訂合同

招標人應當將中標結果書面通知所有投標人。

集中采購管理部門與中標人應當按照招標書的要求、投標人的投標書、招投標談判結果、服務要求、結算方式以及構成合同的其他要件簽訂書面合同。為保證合同履行,簽訂合同時,招標文件要求中標人提交履約保證金或保證書的,中標人應當提交。

(二)競爭性談判采購的一般流程

1.項目申請和審批:圖書館向集中采購管理部門提交實施某項競爭性談判采購的申請報告及相關資料,由學校集中采購管理部門審批,重大項目提交學校領導審批。

2.提供說明材料:圖書館對該項文獻采購業務進行詳細說明,供談判小組參考。

3.成立談判小組:參照本指南“文獻集中采購的組織”一節中的規定組成談判小組。

4.制定談判文件:明確談判程序、談判內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。

5.確定邀請參加談判的供應商名單:談判小組從符合相應資格條件的供應商中確定參加談判的供應商,一般不少于三家,并向其提供談判文件。

6.談判:談判小組所有成員集中與各供應商分別進行單獨談判。在談判中,談判的任何一方不得透露與談判有關的其他供應商的技術資料、價格和其他信息。談判文件有實質性變動的,談判小組應當以書面形式通知所有參加談判的供應商。

7.確定成交供應商:談判結束后,談判小組應當要求所有參加談判的供應商在規定時間內進行最后報價。談判小組根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則向學校集中采購管理部門推薦,或經集中采購管理部門授權,直接確定成交供應商。

8.將結果通知所有參加談判的供應商并與成交供應商簽訂合同。

(三)詢價采購的一般流程

1.項目申請和審批:圖書館向集中采購管理部門提交實施某項詢價采購的申請報告及相關資料,由學校集中采購管理部門審批,重大項目提交學校領導審批。

2.提供說明材料:圖書館對文獻采購業務進行詳細說明,供詢價小組參考。

3.成立詢價小組:參照本指南“文獻集中采購的組織”一節中的規定組成詢價小組。詢價小組對采購項目的價格構成和評定成交的標準等事項做出規定。

4.確定被詢價的供應商名單:詢價小組根據采購需求,從符合相應資格條件的供應商中選取被詢價的供應商,一般不少于三家,并向其發出詢價通知書讓其報價。

5.詢價:詢價小組要求被詢價的供應商一次報出不得更改的價格。

6.確定成交供應商:詢價小組根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則向學校集中采購管理部門推薦或直接確定成交供應商。

7.將結果通知所有被詢價的供應商并與成交供應商簽訂合同。

(四)單一來源采購的一般流程

1.項目申請和審批:圖書館向集中采購管理部門提交實施某項單一來源采購的申請報告及相關資料,由學校集中采購管理部門審批,重大項目提交學校領導審批。

2.提供說明材料:圖書館對文獻采購業務進行詳細說明,供單一來源談判小組參考。

3.成立單一來源采購談判小組:參照本指南“文獻集中采購的組織”一節中的規定組成談判小組。

4.談判:就項目的技術、服務和價格展開談判,在保證采購項目質量和雙方商定合理價格的基礎上進行采購。

5.簽訂合同:按照雙方談判結果簽訂采購合同。

(五)采購備案制

1.采購備案制適用范圍的確定:圖書館向集中采購管理部門提交適合于采購備案制采購項目的申請報告及相關資料,由學校集中采購管理部門審批,重大項目提交學校領導審批。

確定適用于采購備案制的零星采購限額時,學校集中采購管理部門應充分聽取圖書館的意見。

確定適用于采購備案制的集團采購項目時,圖書館應向集中采購管理部門提供文獻數據庫采購的年度計劃,并說明各項集團采購的緣起、組團和運作方式、價格談判等情況。

2.備案:圖書館在完成采購項目后,依照集中采購管理部門規定的程序和文件格式,向集中采購管理部門提供所采購文獻的清單和驗收記錄等資料。對于集團采購項目,應提供組團機構關于組團和談判情況的說明、數據庫訂購合同、代理付款合同以及圖書館對數據庫訂購的說明等資料。

3.歸檔:集中采購管理部門對項目備案材料審查存檔。

 

五、各類型文獻適用的集中采購形式

(一)圖書

1.批量訂購宜采用公開招標、邀請招標的方式確定供應商,即招“資格標”。

2.標的物可按以下方式劃分:

(1)只招代理資格,不分標段,但可設定適當的采購總金額底線。

(2)分標段招標:

將標的物劃分為若干標段,供應商根據采購方的要求和自身的條件選擇標段投標。標段可按下列辦法劃分:

①按采購金額劃分:將年度采購金額劃分為若干標段,可平均劃分也可遞進式分等級劃分。

②按文獻出版機構劃分:根據所采購圖書在出版社的分布情況劃分標段。

③按學科劃分:根據所采購圖書的學科分布情況劃分標段。

④按圖書出版地區劃分:可按文獻出版的區域、國家、省區劃分標段。

劃分標段時,可根據采購需要有選擇地同時采用多種辦法。

3.零星采購宜采用采購備案制。

(二)國內版期刊

1.郵發期刊年度訂購宜采用單一來源談判方式采購。

2.有多家符合采購要求的發行機構時,也可采取邀請招標方式,宜采用固定標的物招標。

3.標的物劃分方式:按郵局發行期刊和非郵局發行期刊劃分標段,也可以按期刊來源區域劃分標段。

4.非郵發期刊采購宜采用采購備案制。

 

(三)進口期刊

進口期刊(包括港、澳、臺期刊)須由國家指定的供應商代理。進口期刊應根據圖書館的采購要求和供應商的業務能力,選擇適當的采購方式。

1.年度批量采購進口原版期刊可采用招標方式確定供應商。宜采用固定標的物招標,也可采用招“資格標”方式招標。

2.標的物劃分方式:

(1) 以每一種期刊為一個標段。

(2) 按文種、出版社、出版區域、是否與電子刊捆綁、價格等劃分標段。

3.國內印刷發行的引進版權的期刊宜采用單一來源談判方式采購。

4.少量需要直接訂購的期刊采用采購備案制。

(四) 文獻數據庫

1. 根據數據庫的來源,選用采購備案制、單一來源談判方式、招標或競爭性談判方式采購。

2.   采用招標方式時,宜以確定的文獻數據庫為標的物。

3.   具體采購方式:

(1) 采購備案制:各種形式的數據庫集團采購(包括全國性、區域性和校際聯合組織等)適用采購備案制;單個文獻數據庫的價格在零星采購限額以內時也適用采購備案制。

(2) 單一來源談判采購方式:只能從唯一供應商處采購的文獻數據庫,采用單一來源談判方式。

(3) 招標或競爭性談判采購方式:內容相同或相近的文獻數據庫有多家來源時,采用招標或競爭性談判方式采購。

(五)其他非書資料

其他非書資料是指上述文獻類型之外的多媒體資料、光盤和縮微品等其他載體形式的文獻。

其他非書資料的零星采購適用采購備案制;大批量采購時,根據具體情況采用其他適用的采購方式采購。


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